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Alquiler oficinas, 10 pasos a seguir
A la hora de alquilar una oficina en edificios de oficinas, parques empresariales o parque tecnológicos, generalmente el inquilino afronta una serie de incertidumbres a las que debe dar solución. Veamos cuales son los puntos principales a considerar.
ALQUILER OFICINAS, 10 PASOS A SEGUIR POR EL INQUILINO
1 – Licencias y usos: se debe pedir verificación de que el edificio de oficinas en alquiler tiene licencia para albergar el uso/actividad para el que es ofrecido en a los inquilinos. El inquilino, una vez firmado el contrato, tramitará la licencia de apertura específica de su negocio.
2 – Solvencia propietario: se debe analizar en el registro mercantil (Axesor, Informa…) la solvencia del arrendador para asegurarse de que va a cumplir, durante la vida del contrato, con sus obligaciones respecto del inquilino.
3 – Certificaciones edificio: si se busca unas oficinas en alquiler de mayor calidad, existe certificados que avalan la tanto en calidad y gestión energética (ISO 50001) como en sostenibilidad (LEDD Plata, LEED Oro, LEED Platino) y prevención de riesgos (LPRL).
4 – Seguridad: es importante verificar que el edificio tiene servicio de recepción, control de acceso y sistemas de seguridad CCTV activos y controlados 24 * 365 días para evitar cualquier tipo de problema de seguridad. Igualmente los planes de evacuación y los simulacros se deben realizar anualmente.
5 – Mantenimiento y control: la propiedad debe proveer a los inquilinos del contacto de un Facility Manager que atienda y resuelva las posibles incidencias en tiempo real. Igualmente, el inquilino se debe asegurar de que los controles de calidad del aire, legionela, detección de incendios… se realizan periódicamente a través de un buen mantenimiento preventivo.
6 – Servicios de valor añadido: servicios por parte del arrendador como la distribución de correo, acuerdos con proveedores para precios preferentes en servicios para los inquilinos… son de valorar a la hora de la decisión de qué oficinas alquilar.
7 – Distribución y confort: asegurarse de que todas las zonas de las oficinas proporcionan una iluminación media de 500 lux (generalmente mediante luminarias empotradas) y que el suelo técnico y las diferentes tomas de voz y datos se adaptan a la distribución optima del espacio de trabajo que se tenga en mente para minimizar los costes de la implantación.
8 – Precisión del contrato: que el contrato de alquiler de oficinas sea lo más preciso posible en cuanto a duración, duración de obligado cumplimiento, derecho de sustitución, derecho de subarriendo, actualizaciones de renta anuales a IPC (o índice similar…), actualizaciones de renta a precios de mercado, avales y renovación de los mismos…
9 – Distribución de gastos: en los contratos de alquiler de oficinas se debe detallar la repercusión de los gastos (limpieza, mantenimiento, seguros, IBI, consumos de agua, luz y gas…) entre arrendador e inquilino. Importante asegurarse que los contadores de consumos están individualizados por oficina.
10 – Poderes firmantes: una vez todo acordado, pedir que los firmantes aporten sus poderes para dar viabilidad final al contrato.
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